Утверждено
Приказом № 37 от 04.12.2013 г.
Контрольно-счетного органа
Бикинского муниципального района

ПОЛОЖЕНИЕ
о рассмотрении обращений граждан в Контрольно-счетный орган
Бикинского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Положение о рассмотрении обращений граждан в Контрольно-счетный орган Бикинского муниципального района (далее - Положение) определяет порядок учета (регистрации) и рассмотрения обращений граждан (граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом) и организаций (далее – обращения), последовательность действий при рассмотрении обращений и порядок контроля за их исполнением  в Контрольно-счетном органе Бикинского муниципального района (далее - КСО).
1.2. Сведения о местонахождении КСО (полный почтовый адрес, номера контактных телефонов), требования к обращению, направляемому по электронной почте (приложение 1), размещаются на официальном сайте Администрации Бикинского муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сайт Администрации).
1.3. Рассмотрение обращений включает рассмотрение письменных и устных обращений, в том числе поступивших в ходе личного приема граждан и на сайт Администрации.
1.4. В работе с обращениями и при проведении личного приема граждан должна соблюдаться высокая культура общения с гражданами, уважительное отношение к их обращениям.
1.5. При ответах на телефонные звонки необходимо подробно и в вежливой (корректной) форме информировать обратившихся граждан по интересующим их вопросам.
1.6. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан включает в себя ведение журнала регистрации письменных обращений (Приложение 2), журнала регистрации личного приема граждан (Приложение 3), карточки учета личного приема граждан (приложение 4), формирование дела «Обращения граждан» в номенклатуре дел КСО.

2. Прием и первичная обработка обращений

2.1. При приеме и первичной обработке обращений производится их проверка на  соответствие  требованиям  статьи  7  Федерального  закона  от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – закон № 59-ФЗ), а также проверка целостности их упаковки, наличия указанных в обращении приложений. К обращению гражданина прикладывается конверт.
2.2. Ошибочно поступившие (не по адресу) обращения возвращаются в почтовое отделение связи.
По просьбе обратившегося выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и номера телефона для справок.

3. Регистрация  обращений

3.1. Все поступившие обращения, в том числе направленные в форме электронного документа и телеграммы регистрируются  в отдельном журнале регистрации письменных обращений (приложение 2) в срок, определенный частью 2 статьи 8 закона № 59-ФЗ.
3.2. Регистрационный номер проставляется в правом нижнем углу первой страницы обращения.
3.3. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Такое обращение хранится в сформированном деле.
3.4. Обращения, поступившие в КСО в форме электронного документа, переносятся на бумажный носитель, регистрируются и рассматриваются в порядке, установленном законом № 59-ФЗ.
3.5. При регистрации:
обращению присваивается регистрационный номер;
указываются фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более гражданами, то оно считается коллективным. В данном случае регистрируется гражданин, в адрес которого будет направлен ответ. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации;
отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, сообщение с сайта Администрации, доставлено лично);
отмечается льготный статус гражданина (кроме коллективных);
если обращение направлено из государственных органов, то указывается автор сопроводительного письма, проставляются дата регистрации документа и его исходящий номер;
обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек срок рассмотрения, установленный законом № 59-ФЗ или гражданин не удовлетворен полученным ответом.
3.6. Поступившие обращения передаются председателю (в отсутствие председателя – аудитору) КСО для назначения работника КСО, ответственного за исполнение обращения (далее – ответственный исполнитель), к сфере деятельности которого относятся вопросы данного обращения.

4. Рассмотрение обращений

4.1. Все обращения, поступившие в КСО, рассматриваются председателем (в случае его отсутствия – аудитором) КСО и направляются на исполнение согласно его резолюции, за исключением обращений, указанных в частях 1, 3 и 4 статьи 11 закона № 59-ФЗ.
4.2. Обращения в соответствии с резолюцией председателя (в случае его отсутствия – аудитора) КСО передаются на исполнение под роспись ответственному исполнителю.
4.3. Ответственный исполнитель обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости – с участием заявителя, направившего обращение, готовит проекты запросов на необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в органы государственной власти, органы местного самоуправления и представляет председателю (в отсутствие председателя – аудитору) КСО проект ответа на обращение.
4.4. Обращения рассматриваются в сроки, установленные законом № 59-ФЗ.
4.5. Продление срока рассмотрения обращения осуществляется председателем (в отсутствие председателя – аудитором) КСО по предложению ответственного исполнителя.
4.6. В случае если решение вопроса, поставленного в обращении, не входит в компетенцию КСО, то в соответствии с частями 3 и 4 статьи 8 закона № 59-ФЗ обращение направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленного в обращении вопроса, с уведомлением гражданина о переадресации его обращения.
4.7. Обращение, направленное одним и тем же гражданином по одному и тому же вопросу (или содержащее дополнения к предыдущему обращению), поступившее до истечения срока рассмотрения первого поступившего обращения, подлежит приобщению к делу по рассматриваемому первому обращению. При регистрации ему присваивается номер первого обращения с указанием даты поступления.
4.8. На обращения, не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, обращения, присланные для сведения и т.д.), ответы не даются.
4.9. В случае если в обращении содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, то в соответствии с частью 5 статьи 11 закона № 59-ФЗ переписка с гражданином по данному вопросу  может быть прекращена.
4.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в соответствии с частью 2 статьи 11 закона № 59-ФЗ возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.11. Сопроводительные письма к обращениям, направляемым должностным лицам, в чью компетенцию входит решение поставленных в обращениях вопросов, а также ответы гражданам составляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в КСО.
4.12. С момента регистрации обращения гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
4.13. Результатом рассмотрения письменного обращения является разъяснение по существу поставленных в обращении вопросов либо направление обращения для рассмотрения в государственный орган, орган местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

5. Организация личного приема граждан

5.1. Личный прием граждан, представителей организаций (далее – личный прием) председателем КСО и аудитором КСО проводится в соответствии со статьей 13 закона № 59-ФЗ и утвержденным председателем КСО графиком личного приема. С графиком личного приема граждане могут ознакомиться в КСО, на сайте Администрации.
5.2. Личный прием осуществляется на основании обращений, поступивших в письменной форме или в форме устного личного обращения по предварительной записи.
5.3. Запись на личный прием и организацию личного приема граждан должностными лицами, указанными в пункте 5.1 настоящего Положения,   вносится в журнал регистрации личного приема граждан (Приложение 3).
Запись на прием производится в целях подготовки должностных лиц к даче мотивированного ответа гражданину, обеспечения организации пропуска гражданина в служебные помещения КСО.
При повторных обращениях гражданина  осуществляется подборка всех имеющихся материалов по предыдущим его обращениям.
5.4. Информация о произведенной записи на личный прием доводится  до должностных лиц, указанных в пункте 5.1. настоящего Положения.
5.5. В случае невозможности проведения личного приема граждан в установленные дни и часы, дата и время проведения личного приема граждан могут быть перенесены должностными лицами, указанными в пункт 5.1 настоящего Положения. Граждане, записанные на прием, оповещаются о переносе даты и времени инспектором КСО.
5.6. На каждого гражданина, обратившегося на личный прием, заполняется карточка личного приема гражданина, в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество (последнее  – при наличии), адрес места жительства гражданина, суть обращения, принятое решение по обращению гражданина (провести проверку, дать письменный ответ по существу поставленных вопросов).
5.7. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.
5.8. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию КСО, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
5.9. Карточка по результатам приема подписывается лицом, осуществляющим прием, и обратившимся гражданином. Образец карточки личного приема гражданина прилагается (приложение 4).
5.10. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением.
5.11. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.
5.12. Результатом рассмотрения обращения, полученного в ходе проведения личного приема граждан, является разъяснение по существу поставленных в обращении вопросов, либо разъяснение, куда и в каком порядке следует обратиться.

6. Требования к оформлению ответа на обращения

6.1. Текст ответа на обращение должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы.
6.2. Ответ на обращение подписывается председателем (в его отсутствие – аудитором) КСО.
6.3. Ответ на обращение, поступившее в КСО в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
6.4. Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях – каждому из лиц, подписавших такое заявление
6.5. Ответственность за полноту и своевременность ответов на обращения несет ответственный исполнитель.
6.6. При необходимости ответственный исполнитель составляет заключение в свободной форме о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
6.7. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения, все материалы, относящиеся к его рассмотрению, копия ответа гражданину передаются на регистрацию ответов гражданам о результатах рассмотрения обращений.
6.8. Материалы обращений (в том числе поступившие во время личного приема), карточки учета личного приема формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел  и Инструкцией по делопроизводству в КСО.
6.9. При уходе в отпуск ответственный исполнитель обязан исполнить все имеющиеся у него обращения.
6.10. В случае необходимости материалы дела могут выдаваться для служебного пользования.
Документ может быть изъят из дела, но вместо него в дело подшивается расписка, в которой указывается какой документ, когда и кем изъят.

7. Учет и контроль рассмотрения обращений

7.1. Учет обращений, поступивших в адрес КСО, ведется  в Журнале регистрации письменных обращений и карточках личного приема гражданина.
7.2. Ответственный исполнитель осуществляет контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений.
7.3. Персональную ответственность за соблюдение сроков исполнения обращения и содержание ответа несет ответственный исполнитель.
7.4. Контролю подлежат все зарегистрированные обращения граждан, требующие исполнения. Контроль за поступившим обращением начинается с момента его регистрации и заканчивается при регистрации ответа заявителю.
7.5. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются и ставятся на дополнительный контроль.
7.6. Снятие обращения с контроля оформляется в Журнале регистрации письменных обращений или карточке личного приема гражданина записью о результатах исполнения и датой.

8. Информационно-аналитическая работа с обращениями

8.1. Работа с обращениями подлежит обязательному анализу  и обобщению поставленных в них вопросов.   
8.2. Ежемесячно должностное лицо готовит статистический и аналитический обзор о количестве, характере обращений, поступивших в КСО, и результатах их рассмотрения. Обзор представляется председателю КСО, размещается на сайте Администрации.

Приложение 1 к Положению

Контрольно-счетный орган Бикинского муниципального района

Адреса и телефоны:
Адрес электронной почты:

Требования к письменному обращению граждан
Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать:
наименование  – Контрольно-счетный орган Бикинского муниципального района;
фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения;
изложение сути обращения;
личную подпись гражданина.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копии).
Обращение, направленное в форме электронного документа, должно содержать:
наименование  – Контрольно-счетный орган Бикинского муниципального района;
фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения;
изложение сути обращения.

Приложение 2 к Положению

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

Приложение 3 к Положению

КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАНИНА

_____    ______________ 20____г.

ФИО гражданина:
Место работы, должность:
Адрес гражданина:
Социальное положение:
Частота обращения:                                    
Содержание обращения:
Резолюция
ФИО ведущего прием:
Подпись ведущего прием
Подпись заявителя

Приложение 4 к Положению

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН